Các bước để áp dụng, chứng nhận, duy trì và cải tiến.

Có thể nhiều người đưa ra các quy trình chuẩn khác nhau, nhưng theo tôi quy trình chuẩn cần những bước sau:

1. Xác định mục tiêu xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức: để nhận giấy chứng nhận, để đánh bong thương hiệu của doanh nghiệp hay để cải thiện hệ thống quản lý chất lượng hiện tại của tổ chức mình …..

2. Căn cứ các mục tiêu trên doanh nghiệp thành lập Ban ISO để triển khai dự án, dự trù kinh phí, thời gian, giao trách nhiệm và quyền hạn cho từng thành viên trong Ban ISO và cho các thành viên khác. Xác định thuê hay không thuê tư vấn … (các bước tiếp theo được giả lập trên giả thiết Doanh nghiệp áp dụng ISO 9001 để cải tiến hệ thống của mình).

3. Đào tạo kiến thức về ISO 9001 cho toàn thể nhân viên, nhất là ban lãnh đạo.

4. Xem xét toàn bộ Hệ thống quản lý hiện tại của doanh nghiệp, rà soát các thủ tục/ quy trình/ biểu mẫu đã có và lập ra kế hoạch soạn thảo/ sửa chữa các thủ tục/ tài liệu cho doanh nghiệp.

5. Tiến hành soạn thảo các tài liệu theo kế hoạch và thường theo trình tự:

Chính sách chất lượng, sơ đồ tổ chức, mục tiêu, kế hoạch thực hiện mục tiêu, chức năng - nhiệm vụ của phòng ban, mô tả công việc cho các chức danh hoặc cá nhân, các thủ tục/ quy trình …..

6. Phê duyệt áp dụng các tài liệu: thường nên phê duyệt ngay cac tài liệu ngay sau khi soạn xong, không cần chờ xong đồng bộ.

7. Đào tạo đánh giá viên nội bộ cho Ban ISO hoặc toàn công ty càng tốt.

8. Thực hiện đánh giá nội bộ với tiêu chuẩn so sánh là ISO 9001, các quy định nội bộ, các quy định pháp lý, các tiêu chuẩn kỹ thuật.

9. Thực hiện họp xem xét của lãnh đạo để xem xét các phát hiện, thực trạng và tìm các cơ hội cải tiến cũng như phân công/ xác định nguồn lực cần thêm/ xác định các sửa đổi cần có …., giám sát – kiểm tra các hoạt động đã thực hiện … để hoàn thiện hệ thống.

10. Sửa sai, khắc phục, cải tiến các phát hiện sau đánh giá cũng như các cơ hội có được từ dữ liệu thống kê, từ đề xuất, từ các phân tích khác ….

11. Mời tổ chức chứng nhận đến chứng nhận Hệ thống.

12. Định kỳ họp xem xét, đánh giá Hệ thống quản lý chất lượng, lên kế hoạch duy trì và cải tiến hệ thống (tậm trung vào việc lựa chọn các khía cạnh để thống kê và cải tiến), đào tạo nâng cao kiến thức về ISO 9001 và quản lý chất lượng cho nhân sự.